Niveles de la Administración

     En todas y cada una de las actividades cotidianas, en distintos ámbitos de la vida, es necesario establecer una Planificación y Metodología de trabajo, teniendo como primer paso fundamental el establecimiento de un punto de partida que es el momento en que surge la iniciativa y se plantea un posible Objetivo a alcanzar, mientras que en el camino a ese resultado se requiere de un sistema o técnica que permite brindar las distintas actividades, en forma ordenada y progresiva, a realizar.

    Como es de saber, en la administración son importantes los procesos de planificación, gestión, seguimiento y evaluación (control), entendidos como medidores o indicadores para la dirección escolar, constituyendo uno de los grandes aportes administrativos, que permiten tener una visión de la situación que se desea controlar.

     Los directores de las Instituciones Educativas manifiestan las necesidades de consolidar y asegurar la supervivencia de las mismas y trabajar los temas administrativos, no basados en la moda de los conceptos, sino desarrollando opciones para apoyar y mejorar el alcance del trabajo cultural en la comunidad.

     Para comprender la importancia de los temas administrativos, conviene realizarse diferentes preguntas. Cuando comienza un nuevo proyecto personal o profesional, ¿se fija objetivos?, ¿se ha planteado usted objetivos?

    Si comenzamos a pensar, nos daremos cuenta de que, en la mayoría de los casos, somos bastante reacios a fijar objetivos. Generalmente, no nos paramos a pensar qué queremos conseguir, no fijamos objetivos concretos. Paradójicamente, nos damos cuenta de que fijar objetivos es algo muy natural y deseable, pero a la hora de hacerlo, somos renuentes. Parece que basta con haber llegado a la conclusión de que merece la pena empezar algo y, entonces, lo empezamos sin fijarnos objetivos.

    Esto que nos suele ocurrir personalmente ocurre también en las organizaciones. De hecho, en muchas empresas la planificación no deja de ser un ejercicio puramente formal: se establece un plan porque sería “poco profesional” no hacerlo, pero realmente no se toma muy en serio. Hay un pensamiento implícito de que el plan no debe tomarse al pie de la letra y que “una cosa es lo que dice el plan, y otra cosa es lo que realmente hagamos”.

    Pero entonces, ¿por qué planificamos? ¿Qué sucede con una organización que no planifica o que lo hace de manera formalista?

     Cuando no hay planificación, nos comportamos de forma reactiva, es decir vamos tomando decisiones a medida que los problemas o necesidades van apareciendo. No somos proactivos, actuamos únicamente en la medida en que hay cosas que resolver. En realidad, si no hubiese ningún imprevisto o ningún problema acuciante, seguiríamos haciéndolo todo de acuerdo con nuestras rutinas, sin cambiar nada. El problema es que, al actuar de esta forma, estamos dejando que nuestra organización vaya sin rumbo. Estaremos solucionando los problemas más apremiantes, sin tener una idea clara de hacia dónde queremos ir.

    En base a lo anterior, es necesario describir los Niveles de la Administración así como también los Nuevos Enfoques de la misma.

     Planeación Estratégica

     Las empresas no trabajan sobre la base de la improvisación, antes de definir lo que es la Planificación Estratégica, es necesario revisar lo que mencionan algunos autores:

     Para Chiavenato (2006) la planificación figura como la primera función administrativa, siendo ésta la base de las demás funciones. La misma, determina anticipadamente cuáles son los objetivos a alcanzar y qué hacer para alcanzarlos, se trata de un modelo teórico para las acciones futuras.

      Adicionalmente, Münch y García (2008) expresan que la planificación precede a las demás etapas del proceso administrativo, ya que planear implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro.

     En cuanto a la estrategia, Hax y Majluf (2004) indican que se trata de un proceso formal de la planificación, que evoluciona a partir de pautas amplias hasta planes concretos de acción. 

    De esta manera se podría citar a, Serna (2008) menciona que, la planificación estratégica es el proceso mediante el cual quienes toman decisiones en una organización obtienen, procesan y analizan información pertinente, interna y externa; con el fin de evaluar la situación presente de la empresa, así como el nivel de competitividad con el propósito de anticipar y decidir sobre el direccionamiento de la institución hacia el futuro.

     Esta consideración sobre la planificación estratégica se enfoca como un proceso que tiene como primer paso el planteamiento de estrategias gerenciales y operativas para que las organizaciones puedan alcanzar sus objetivos y lograr las metas establecidas a largo plazo.

     En cuanto, la planificación estratégica presentada por Serna (2008), parte que en el proceso estratégico se distribuye la tarea en cascada en los niveles de la organización, es decir; de arriba hacia abajo y viceversa, creando un sistema de interrelaciones que hace de la planificación estratégica un proceso dinámico, ágil, flexible y participativo. 

      Adicionalmente, planificación estratégica se desarrolla e integra en tres niveles: planificación estratégica corporativa, planificación estratégica funcional o táctica y planificación estratégica operativa.

    Planificación Estratégica Corporativa

     En cuanto a la planificación estratégica corporativa se inicia en el nivel superior de la organización, en la cual se definen los principios corporativos, los valores, la visión, la misión y los objetivos estratégicos globales de la organización. Siendo ésta una planificación macro, a largo plazo, mucho más estable y con una participación limitada de los niveles superiores de la empresa.

     Por otro lado, se puede mencionar este nivel como institucional, donde se cumplen las tareas de enfrentar la incertidumbre generada por los elementos incontrolables desde el ambiente de las tareas.      La corporación del nivel institucional requiere de un horizonte proyectado a largo plazo (mayor de 5 años), con un enfoque global que incluye la empresa como totalidad integrada por recursos, capacidad y potencialidad para la toma de decisiones basadas en juicios y experiencias. 

Planificación Estratégica Funcional o Táctica

    Esta se inicia con las unidades estratégicas de negocio (finanzas, mercadeo, administración, producción, entre otros). En este nivel se define una misión, los objetivos y estrategias a mediano plazo, donde se identifican los proyectos estratégicos tanto a nivel vertical como horizontal y se establecen los planes de acción.También se puede definir como la toma deliberada y sistemática de decisiones que incluyen propósitos más limitados, áreas menos amplias, y niveles inferiores de la jerarquía de la organización.  En otras palabras, determina planes más específicos, ya que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos.

Planificación Estratégica Operativa

    Este tipo de planificación se inicia con las unidades administrativas (contabilidad, servicios de negocio, ventas, entre otros), en este nivel se definen los objetivos y estrategias a corto plazo. Su responsabilidad principal radica en la ejecución eficiente de los planes de acción a nivel funcional. Este plan, su alcance debe ser detallado y cubrir las actividades programadas en un lapso definido. El seguimiento permitirá hacer los ajustes si son necesarios, durante el periodo de desarrollo del proceso. 

     Además, debe examinar cada uno de los requerimientos funcionales que se originan como consecuencia del proceso de planificación en los niveles superiores, donde se analiza el medio y se evalúan las posibilidades internas. Las estrategias, los programas y presupuestos desarrollados en este nivel en el periodo de un año donde se permiten llevar a la práctica lo planificado en los niveles anteriores.

     La planificación operativa se basa de manera específica en las tareas y operaciones realizadas en el nivel operacional y se orienta hacia la optimización y maximización de los recursos. En este nivel se utilizan los recursos disponibles para cumplir los objetivos a corto plazo de la organización. 

    Planeación y Control Administrativo

    Este sector toma decisiones de planeación y control a corto plazo respecto a cómo asignar de la mejor manera, los recursos para cumplir los objetivos de la organización. Sus decisiones van desde la elaboración de pronósticos sobre requerimientos futuros de recursos hasta la solución de problemas de los empleados que pongan en peligro la productividad. Podría decirse que las decisiones de este sector residen parcialmente en el ámbito de operaciones y parcialmente en el ámbito estratégico, con fluctuaciones constantes.

    En base a esto, vale recordar que la planificación trata de identificar qué objetivos desea alcanzar la organización y cómo, y requiere de elementos esenciales como:

·         Objetivos

·         Acciones concretas que deben permitir a la empresa alcanzar sus objetivos.

·         Asignación de recursos: cómo se van a obtener los recursos económicos necesarios para llevar a cabo las acciones.

·          Directrices de implementación: reparto de tareas entre los diferentes actores y calendario de ejecución.

    Y, en qué consiste el control:

    Significa supervisar, verificar, vigilar y analizar el trabajo y los resultados obtenidos para asegurar el alcance de las metas, tal y como fueron planeadas, mientras que administrativamente hablando, el control es la medición y corrección del rendimiento de los componentes de la empresa, con el fin de asegurar que se alcancen los objetivos y planes ideados para su logro. El control tiene como finalidad, señalar las debilidades y errores con el propósito de rectificarlos e impedir su repetición.

    Es el proceso de determinar lo que se está llevando a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias y así evitar desviaciones en la ejecución de los planes.

    Puesto que el control implica la existencia de metas y planes, ningún administrador puede controlar sin ellos. Él no puede medir si sus subordinados están operando en la forma deseada a menos que tenga un plan, ya sea, a corto, a mediano o a largo plazo. Generalmente, mientras más claros, completos, y coordinados sean los planes y más largo el periodo que ellos comprenden, más completo podrá ser el control.

    Un administrador puede estudiar los planes pasados para ver dónde y cómo erraron, para descubrir qué ocurrió y porqué, y tomar las medidas necesarias para evitar que vuelvan a ocurrir los errores. Sin embargo, el mejor control previene que sucedan las desviaciones, anticipados a ellas.

    Como parte del “proceso de control”, se establecen ciertas teorías que pueden facilitar dicho proceso, y una de ellas es la Teoría Japonesa “Las 5 S”

·         SEIRI: Selección

·         SEITON: Ordenar

·         SEISO: Limpieza

·         SEIKETSU: Sistematizar acciones

·         SHITSUKE: Autodisciplina

    Control de Operaciones y Realimentación

    Es la que se dedica a aplicar reglas predeterminadas que producen resultados predecibles, toman decisiones que influyen en la implementación de la calendarización del trabajo, el control de inventarios, el embarque, la recepción de materiales y el control de procesos como la producción. Así mismo supervisan los detalles de las operaciones de la organización.

     El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo.De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.

      El control es la última de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación.El control administrativo suele ser considerado como un sistema de retroalimentación similar que opera en el termostato domestico común. Esto se advierte claramente al observar el proceso de retroalimentación en el control administrativo.El control puede enfocarse en los eventos antes, durante y después de un proceso.Terry (1999) en su libro “Principios de Administración” expone que existen 3 tipos de control que son:

·         Control preventivo (feedforward control): este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado. Trata de identificar y de prevenir las desviaciones antes de que ocurranSu propósito es asegurar que la calidad de los insumos (recursos naturales, capital, empresarios y trabajo) sea lo suficientemente alta para prevenir la ocurrencia de problemas cuando la organización desempeña sus tareas.

·         Control concurrente: este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas. Evalúa las actividades actuales del trabajo, se basa en las normas del desempeño e incluye reglas y reglamentos para guiar las tareas y las actividades de los empleados. La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa. Cuando un administrador supervisa las acciones de un empleado de manera directa, el administrador puede verificar de forma concurrente las actividades del empleado y corregir los problemas que puedan presentarse.

·         Control de retroalimentación: también conocida como “Feedback” este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.Se produce cuando las salidas del sistema o la influencia de las salidas del sistema en el contexto, vuelven a ingresar al sistema como recursos o información. La retroalimentación permite el control de un sistema y que el mismo tome medidas de corrección en base a la información retroalimentada. 

     Nuevos Enfoques de la Administración

   Los sistemas administrativos son de vital importancia para cualquier tipo de empresa, independientemente cual sea la actividad de estas, si no tiene un sistema muy organizado, y muy claro para poder mejorar cada día el servicio no podrá ser una empresa exitosa. Se utilizan los algunos de los enfoques siguientes:

·         Estrategia Organizacional:  Este principio es utilizado ya que las empresas elaboran un plan estratégico como: valores, visión, objetivos y metas, para aplicarlos en las actividades a la que se dirige su empresa, de esta manera disminuyen costos, aumentan productividad, se aumenta la participación de los empleados, y se tiene un liderazgo en la empresa.

·         Equipos de Alto Desempeño: Este tipo de administración es diferente a las demás, porque se enfoca más a los empleados que a la manera de cómo se debe administrar. Los líderes o administradores siempre están en busca de capacitar a sus empleados y en muchas ocasiones por la capacidad de sus empleados las decisiones administrativas son tomadas por el mismo grupo, por lo que el gerente es considerado un supervisor.Para formar un equipo de alto desempeño no es fácil, primero se debe buscar a las personas correctas para formar el equipo, se debe tener una estructura de trabajo, una comunicación entre todas las personas del equipo, se deben reconocer logros personales y grupales, y tener los recursos para poder trabajar entre el grupo.En este tipo de enfoque cada persona dentro del grupo tiene que tener claro, el papel que tiene dentro y debe dar lo mejor de sí para que el trabajo que sea asignado sea elaborado de manera eficiente.

·         Benchmarking: Este modelo es un proceso que siempre se sigue actualizando, y en donde se toma a una empresa líder en cada mercado como modelo, luego cada empresa determina los aspectos que necesitan mejorar y los compara con la empresa modelo y aplica las practicas que utiliza la empresa para mejorar las suyas. En Benchmarking se conoce que cada compañía no es única o excepcional por lo que, es un proceso continuo, en la cual, las empresas buscan estar siempre mejorando con ideas claras, para resolver problemas, por lo que Benchmarking, es uno de los enfoques más utilizados ya que las empresas siempre están en una búsqueda continua de mejorar sus procesos.

·         Calidad Total: Este se logra con la participación de todos los empleados, con conocimientos de estrategias administrativas. De manera que el personal está en una constante capacitación y entrenamiento, también se debe lograr que los empleados participen en los objetivos de la empresa y hacer que el empleado se sienta a gusto en su ambiente de trabajo, así se mejorara la productividad del empleado.En la empresa es muy importante que los programas de capacitación se den a las personas de acuerdo al nivel que la laboran en la empresa, para que las personas puedan solucionar problemas de acuerdo a las necesidades de su puesto.

·         Coaching: Es una metodología que permite el máximo desarrollo personal y la profesional de los individuos e influye en la transformación de éstos, provocando cambios de perspectiva, aumentando la motivación, el compromiso y la responsabilidad, y como no, el aprendizaje. Por tanto, el coaching promueve cambios cognitivos, emocionales y conductuales que amplían la capacidad de acción de la persona. El proceso de coaching tiene una aplicación directa en el trabajo cotidiano, dado que se traduce en el desempeño, acciones nuevas, en la generación de nuevos hábitos para darle a la persona nuevas realidades, nuevas formas de expresión de su potencial.Indudablemente, el proceso de coaching lo que también pretende,es romper aquellas rutinas defensivas que impiden que afloren las nuevas acciones pensadas. Es una metodología experiencial, en la que tanto profesores como alumnos llegan a soluciones a través de su propia autorreflexión. El coaching deja atrás las barreras que pueden imponer las creencias limitantes y los individuos que lo prueban conectan con el aquí y el ahora de manera que se convierten en más resolutivos y creativos.

·         Marketing: Es un proceso social y administrativo porque intervienen un conjunto de personas, con sus inquietudes y necesidades y porque necesita de una determinada cantidad de elementos tales como la organización, la implementación y el control, para un desarrollo eficiente de las actividades. La única función que debe cumplir es alcanzar las metas que la empresa se plantea en lo que respecta a venta y distribución para que esta se mantenga vigente. Por eso es tan importante no sólo tener un conocimiento del mercado, sino saber qué cosas puede desarrollar la empresa que pueda interesar a los clientes.En cuanto al marketing educativo, se preocupa de la investigación social para desarrollar las estrategias que posibilitaran las soluciones que encuentran las unidades educativas en su administración y desarrollo en la captación de sus clientes (alumnos) y a la vez la satisfacción de los apoderados o tutores legales que tienen estos clientes y la respuesta a las obligaciones impuestas por el marco legal y los requerimientos que la sociedad tiene hacia la educación.